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Un buen sitio para empezar a buscar.
Buena suerte
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Gestión de cartera de clientes
El departamento comercial de las empresas no sólo necesita saber todo lo referente a los clientes, entre otros datos los presupuestos ofertados a cada uno de ellos; sino que también debe ser ágil en el trato y uno de los aspectos más sensibles es la rapidez en crear nuevos presupuestos adaptados a cada uno.
Cliente: una empresa gráfica
Necesidad: crear un sistema de gestión de cartera de clientes que fuera capaz de generar presupuestos sin necesidad de estar conectados a la oficina.
Situación previa: cada comercial llevaba su información en hojas Excel y tenía que pasar la información necesaria al departamento de producción para que estos pudieran elaborar el presupuesto que a veces se demoraba días en función de la carga de trabajo.
Desarrollo del sistema: Creé un modelo relacional en una BBDD en Oracle con toda la información recuperada de los comerciales y de los datos que mantenía la empresa. Desarrollé un modelo multidimensional que sincronizaba los datos con esta BBDD. Los comerciales llevaban en su portátil esta BBDD multidimensional junto con unas hojas excel que a partir de los datos generaban instantáneamente los presupuestos. Para generar estas hojas Excel tuve que sistematizar y encontrar las reglas del proceso de generación de presupuestos que utilizaba la empresa.
Resultados: Esto permitió a los comerciales negociar e interactuar mejor con los clientes pues podían ver en el momento cuáles eran los efectos de variar algunas de las variables de los pedidos: número de impresiones, tamaño de la impresión, número de tintas,… Se podía consultar en todo momento cuáles habían sido los presupuestos ofertados. Y se ahorró mucho trabajo administrativo.
Entorno de inteligencia empresarial
No basta con crear los informes ideales, hay que distribuirlos a las personas apropiadas y sólo a ellas, a tiempo, protegidos para que nadie más pueda verlos, ejecutarlos sin interferir en la operativa de la empresa. Además convendría que los usuarios finales pudieran generar sus propios informes sin que tuvieran que investigar en modelos complejos; que se pudiera administrar desde un lugar central en las empresas con múltiples sedes; que …
Las necesidades son variadas y es necesario encontrar soluciones que satisfagan todas ellas. En este caso se optó por BusinessObjects Enterprise XI, una solución proporcionada por SAP, tras la adquisición de la empresa Business Objects.
Cliente: una empresa inmobiliaria
Necesidad: crear un entorno de inteligencia empresarial que mantuviera la confidencialidad de la información en una empresa con varias sedes y departamentos.
Situación previa: se utilizaban muchos informes desarrollados con herramientas distintas que cada departamento administraba y guardaba.
Desarrollo del sistema: Se instaló la administración de BusinessObjects Enterprise XI en un servidor dedicado. Se rehicieron y optimizaron los informes y se creó una política de seguridad para toda la empresa. Se crearon «universos» para los departamentos que necesitaban generar consultas a medida.
Resultados: Los gerentes tuvieron por primera vez la sensación de controlar la información que circulaba por su empresa y los empleados tuvieron un mejor acceso a la información que necesitaban.
Coste del proyecto: 200 días + licencias
Datawarehouse empresa inmobiliaria
Los almacenes de datos comunes para toda la empresa evita la incomunicación entre los departamentos y facilita la gestión de los gerentes.
Cliente: una empresa inmobiliaria
Necesidad: Homogeneizar los distintos datos que manejaban los departamentos de la empresa.
Situación previa: La mayor parte de la información estaba en un programa de gestión específico para empresas inmobiliarias pero además había varias BBDD de Access y muchas hojas Excel que manejaban los distintos departamentos. Existía mucha información duplicada y, lo peor, discordante.
Implementación: Se agruparon todos los datos que estaban dispersos por la organización. Una vez creado el modelo de datos y la BBDD en Oracle, hubo que modificar los procesos de la empresa para que emplearan los datos de este repositorio común. Se empleó Oracle Datawarehouse Builder en este proyecto.
Coste: 300 días + licencias
Creación de modelos de datos para grupo de comunicación
A lo largo de un año se crearon unas cuantas Web para diferentes empresas del grupo.
Cliente: grupo de comunicación
Necesidad: crear los modelos de datos para desarrollar sobre ellos las aplicaciones web.
Descripción del sistema: BBDD Oracle.
Implementación: .Mediante entrevistas con el cliente y la empresa desarrolladora de las páginas web, determinaba las necesidades de almacenamiento y generaba el modelo de datos pertinente.
Coste del proyecto: 200 días
Creación del modelo de datos de un periódico digital de negocios
Los periódicos necesitan organizar su información (texto y documentos multimedia) y dar facilidades a los lectores para encontrarla fácilmente.
Cliente: un grupo editorial
Necesidad: crear la versión digital del periódico.
Situación previa: sólo existía la versión impresa.
Descripción del sistema: BBDD Oracle para los datos con la opción Text option.
Implementación: Lo primero que tuve que hacer es adaptar la opción “Text option” para indexar documentos en español. Oracle no proporcionaba ninguna ayuda, venía preparado para indexar en inglés y se ve que tenía pocos clientes en español. Lo más importante era determinar las palabras por las cuáles no se quería indexar. Un internauta desconsiderado podría llegar a hacer caer la BBDD si se lo proponía. Una vez parametrizada correctamente esta opción, creé el modelo de datos a partir de las necesidades expuestas en las entrevistas con el cliente y los desarrolladores que iban a desarrollar el periódico digital.
Coste del proyecto: 40 días+Oracle Text option
Microsoft y la inteligencia empresarial
Ofrece al usuario final y los desarrolladores de soluciones de Business Intelligence la herramienta más versátil y, por supuesto, la más vendida del mercado: Excel. Pero no se queda ahí, ofrece todo un conjunto de herramientas integradas que permiten desarrollar soluciones completas sin necesidad de tratar con otro proveedor. Dispone de una BBDD que cada vez incorpora más facilidades para crear datawarehouses grandes, SQL Server, y de un conjunto de servicios que permiten integrar los datos de diversas fuentes (SSIS), analizarlos (SSAS) y mostrarlos (SSRS).
Además en los últimos años ha introducido un producto especializado PerformancePoint Server que ofrece a usuarios no tan especializados la posibilidad de llevar un seguimiento de los distintos parámetros de funcionamiento de las empresas, de analizarlos y realizar previsiones.
Y finalmente Microsoft pone a nuestra disposición una herramienta que nos permitirá distribuir la información generada: SharePoint Server
Teradata y la inteligencia empresarial
Su producto estrella es su base de datos. Diseñada desde el principio para ser utilizada como almacén de datos (data warehouse), se diferencia de la competencia en la utilización de una tecnología de procesamiento en paralelo de gran rendimiento, un buen optimizador basado en costes y una sofisticada herramienta de gestión de la carga de trabajo. El resultado es una eficiente base de datos relacional que se puede utilizar desde servidores pequeños (Teradata 550P Server) hasta los sistemas más grandes que uno pueda imaginar y pagar (Teradata 5550 platform).
Teradata defiende la creación de una gran base de datos donde esté almacenada toda la información relevante de la empresa. Para ello lo primero es crear el modelo de datos, que debe ser relacional y muy normalizado para asegurar que se almacenan todos los datos con la menor redundancia posible. Teradata tiene varios modelos tipo apropiados para empresas de diversos sectores, que habría que adaptar a las necesidades particulares.
A este almacén central deberán parar todos los datos generados por cada uno de los departamentos de la empresa. Para facilitar la migración de los datos Teradata proporciona las herramientas necesarias. Una vez que tenemos los datos, que deberán ser actualizados según la frecuencia que necesitemos o definamos y que puede llegar ser a medida que se modifican, en tiempo real, llega el momento del análisis o la minería de datos (data mining). Llegados a este punto Teradata también proporciona unas buenas herramientas pero al mismo tiempo también tenemos la oferta de las mejores empresas del mercado perfectamente adaptadas a la base de datos líder del sector.
BusinessObjects Enterprise de SAP
SAP, tras la adquisición de la empresa Business Objects, nos ofrece la solución de inteligencia empresarial BusinessObjects Enterprise XI para Business Intelligence (BI) . Es una solución encaminada a extraer la información de la empresa para adoptar las mejores decisiones de negocios.
Se puede:
escalar desde unos pocos usuarios hasta decenas de miles,
instalar en uno o varios ordenadores,
ejecutar varios procesos de servidor en una máquina o distribuirse entre varias,
ejecutar instancias duplicadas del mismo proceso en la misma máquina o en varias conectadas.
Los usuarios finales entre otras herramientas pueden utilizar:
- Crystal Reports.
- Web Intelligence.
- Desktop Intelligence.
- Voyager.
- Dashboard and Analytics.
- Dashboard Builder.
Con las que dispone de herramientas suficientes para generar los informes y cuadros de mando necesarios para sus decisiones.
Los técnicos de administración:
- Central Management Console.
- Central Configuration Manager.
- Import Wizard.
- Publishing Wizard.
- Universe Designer.
- Repository Diagnostic Tool.
Que les permiten administrar un entorno complejo de usuarios, datos, informes y necesidades. Pueden administrar usuarios, contenido y servidores, enmascarar la complejidad del modelo de datos para facilitar la generación de informes creando universos (modelos simplificados), importar objetos de otras versiones, crear una política de seguridad, balancear la carga, …
En fin, un sistema versatil, válido para muchas situaciones desde empresas pequeñas o medianas (BusinessObjects Edge) hasta empresas grandes.
Informes periódicos de evolución de ingresos y gastos
Las herramientas informáticas de gestión habituales no son lo suficientemente flexibles como para cubrir todas las necesidades de las empresas. Una de las carencias habituales son los informes muy especializados que utilizan los directores y que permiten ver la marcha de un negocio para poder adoptar decisiones estratégicas sobre el mismo.
Cliente: una empresa inmobiliaria
Necesidad: generar una serie de informes de periodicidad mensual para seguir la evolución del negocio de alquileres de diversos propietarios.
Situación previa: estos informes se generaban a mano para unos pocos propietarios en hojas Excel y se guardaban para consultas posteriores y presentar los resúmenes anuales. Era un proceso muy lento, poco flexible, proclive a introducir errores y difícil de mantener.
Condicionantes del proyecto: muchos de los datos necesarios estaban dispersos por la organización en hojas Excel y no se querían modificar ni las aplicaciones ni la BBDD de la empresa. Por lo tanto, la solución debería almacenar los datos necesarios para generar los informes (Data Mart) e incluir un sistema de introducción y revisión de los mismos, ser flexible de manera que los propios empleados pudieran modificar los informes y, sobre todo, muy económico de desarrollar y mantener.
Estructura de los datos: en su mayor parte, los datos estaban organizados por inmuebles y meses y se querían conseguir los valores agregados de portales, edificios, propietarios y tipos de propietarios por años y acumulados en el año para cada uno de los meses. Este tipo de informes es lo que mejor maneja las BBDD multidimensionales o cubos OLAP.
Solución elegida: de las distintas opciones que existen en el mercado se eligió PALO de Jedox por llevar incorporada su propia BBDD de nulo mantenimiento y perfectamente integrada con el motor de generación de informes y por tener un conector con Excel que permite que los propios usuarios generen informes sencillos y puedan modificar los diseñados a medida fácilmente, lo que permite un costo de mantenimiento muy bajo. Cualquier usuario con conocimientos medios de Excel puede entender la estructura de los informes y modificarlos. Una ventaja adicional es que el costo por licencia es cero de manera que independientemente del número de usuarios que utilicen el producto su costo será nulo.
Implementación: realicé una copia de la BBDD Oracle de la empresa y generé las consultas para recuperar los datos necesarios. A continuación diseñé la BBDD multidimensional. Luego, las pantallas de los datos que se debían introducir a mano y finalmente los informes que se me solicitaban.
Coste del proyecto: 80 días x hombre + 0 euros por licencias.
Eduardo Casais Padilla 